McGraw Hill – Oracle Procure to Pay Guide AP 2009
Pendahuluan Manajer
EBS memperkenalkan 2 manajer pada R12 sebagai pendamping
pada proses pembayaran : Manajer Proses Pencairan Dana dan Manajer Pembayaran.
Manajer Pembayaran pada figur 8-1 dibawah semuanya inklusif dan dapat digunakan
untuk memantau permintaan pembayaran, membuat dan mengirimkan template yang
digunakan untuk pilihan pembayaran, dan untuk membuat instruksi pembayaran,
serta menayakan konfirmasi pada pembayaran. Pada Proses Manajer Pencairan
Dana seperti gambar 8-2 menawarkan sisi
manajemen yang berbedan dan memungkinkan penciptaan intruksi pembayaran saja,
selagi membolehkan permintaan sebagai proses permintaan pembayaran dan
pembayaran. Manajer ini tidak dapat di proses dari Manajer Tanggung Jawab
Hutang seperti yang telah di install di Oracle. Keduanya dapa digunakan untuk
mengelola membatalkan dan menghentikan pembayaran.
Batch Pembayaran vs Pembayaran Tunggal
EBS menyediakan kemampuan untuk
membuat batch pembayaran, berdasarkan kriteria seleksi tertentu, atau untuk membayar faktur
atau pemasok. Sementara semua pembayaran dapat dibuat melalui Manajer Pembayaran
dengan mengirimkan permintaan pembayaran,
ada pilihan lain untuk membuat pembayaran untuk pembayaran faktur tunggal atau membayar
beberapa tagihan untuk
satu pemasok pada penyelesaian tunggal.
Membuat Pembayaran Tunggal
Setelah Anda mengklik PAY IN pilihan LENGKAP, itu akan membawa Anda ke jendela Pembayaran. Anda
juga dapat melakukan pembayaran
tunggal langsung dari jendela ini,
yang ditunjukkan pada Gambar 8-3.
Membatalkan, Menghentikan, dan Penerbitan kembali Pembayaran
Setiap kali, cek
hilang atau rusak atau diterbitkan dalam kesalahan, dan perlu dibalik dari
sistem. Hal ini dapat dilakukan sebagai sebuah Reissue,
Hentikan Pembayaran, atau pembayaran dibatalkan.
Proses ini dimulai dengan menggunakan
tombol TINDAKAN pada faktur. Penerbitan Kembali akan membatalkan
pembayaran saat ini sementara
menghasilkan keadaan baru. Bila
opsi ini dipilih, faktur akan tetap dibayar, tetapi
nomor dokumen awal akan muncul
sebagai dokumen batal , dan nomor
dokumen baru sebagai pembayaran
aktif.
Pengembalian
Hutang memiliki kemampuan untuk
merekam dana yang diterima untuk saldo hutang
negatif, yang memungkinkan transaksi
akan ditutup dengan penerimaan kas. Ini biasanya
terjadi bila saldo kredit yang diterima ada pada transaksi yang sudah dibayar. EBS memungkinkan
saldo negatif untuk
dibersihkan.
Menggunakan Manajer Pembayaran
Membuat Permintaan Pembayaran
Permintaan pembayaran dapat diajukan
sebagai permintaan satu kali sebagai
yang dijadwalkan,
mengulangi permintaan. Dengan diperkenalkannya Template pembayaran, Anda dapat
membuat definisi untuk seleksi pembayaran, yang kemudian dapat dijadwalkan untuk berjalan secara teratur. EBS akan memperbarui tanggal, seperti tanggal pembayaran, berdasarkan informasi dalam template.
Penjadwalan Batch Penyelesaian
Selain pembayaran
tunggal yang diciptakan hanya satu
pemasok, atau mengajukan permohonan
pembayaran tunggal setiap kali diperlukan, permintaan proses pembayaran juga dapat dijadwalkan untuk berjalan pada interval tertentu. Ini sangat ideal bila perusahaan menciptakan
batch pembayaran pada jadwal yang
ditetapkan dengan seleksi
kriteria yang sama
kriteria.
Tagihan Penyelesaian
Hutang
Sementara pembayaran di masa tertanggal-mendatang ada di
EBS, fitur ini telah ditingkatkan dalam R12 untuk meningkatkan pengelolaan kas
dan sekarang disebut Tagihan Hutang. Tagihan Hutang memungkinkan penyelesaian
elektronik yang akan dibuat dan dikirim ke bank untuk pemrosesan dengan Tanggal
Jatuh Tempo, yang mewakili tanggal bank harus melepaskan penyelesaian. Hal ini
memungkinkan batch penyelesaian lebih sedikit yang akan dihasilkan sementara
masih memaksimalkan arus kas.
Manajer Proses
Pembayaran
Setelah permintaan pembayaran yang
diajukan, maka akan perlu dikelola untuk kegagalan validasi sebagai poin
berhenti yang ditambahkan ke pengiriman.
Menentukan
Persyaratan Kas
Template juga dapat digunakan untuk membuat laporan
kebutuhan kas, berdasarkan kriteria seleksi pada template.
Rekonsiliasi Bank
Dalam EBS ada proses rekonsiliasi bank dasar. Sedangkan Cash
Management atau Modul Treasury dapat diatur dengan integrasi bank yang ketat,
fitur rekonsiliasi bank dapat digunakan tanpa membuat antarmuka ini. Proses ini
akan memungkinkan pembersihan
pemeriksaan, dan menghasilkan cek outstanding , yang biasanya merupakan
proses yang paling memakan waktu selama rekonsiliasi bank.
Memperbarui Transaksi
Untuk menghapus transaksi cash
management secara manual, masukkan bank yang Anda ingin lihat, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 8-14.
Laporan Rekonsiliasi
Bank
Ada dua laporan utama yang membantu proses ini. Tersedia
untuk Rekonsiliasi Laporan, yang berisi daftar cek dan transaksi yang belum
dibersihkan luar biasa, pada dasarnya pemeriksaan beredar mendaftar. Transaksi Laporan Bersih Transaksi daftar
semua transaksi yang dibersihkan untuk jangka waktu yang ditetapkan.
Menghitung Saldo
Utang kepada Pemasok
Sementara laporan Aging Faktur dapat selalu dijalankan untuk
menentukan berapa banyak karena dealer tertentu dan faktur termasuk dalam
keseimbangan itu, EBS menyediakan cara yang lebih mudah untuk menentukan jumlah
yang jatuh tempo untuk pemasok tertentu. ditunjukkan pada Gambar 8-16.
